Arbeiten mit der Belegungsmaske

Die hier beschriebenen Funktionen sind user-level-abhängig und stehen Ihnen möglicherweise nicht alle zur Verfügung.

Die Belegungsmaske dient zum Prüfen von Sachverhalten, da Sie hier Zugriff auf die Protokollierungen zu einer erfolgten Anmeldung haben. Der andere Zweck der Maske ist das Erfassen von Zahlungseingängen, das Ändern von Sollstellungen und das Hinterlegen von individuellen Informationen (z.B. "TN kommt erst am zweiten Termin").

Schlussendlich sind hier spezielle Funktionen enthalten, wie Rechnungsadressen hinterlegen, Belegungen umpolen oder direkt umbuchen.

In welche Felder kann ich etwas eingeben und/oder speichern?

• Bei Soll können Sie die neue Gebühr eingeben, die der TN zahlen muss. Zum Speichern reicht es nicht, auf Eingaben verarbeiten klicken. Sie müssen die dazu passenden Funktion im Klappschalter links daneben anklicken!
• Bei Status steht b für bezahlt, o für offen, # für gesperrt und x für abgemeldet drin. Diese Einträge werden normalerweise vom System vergeben, können jedoch von Ihnen verändert werden. Allerdings werden diese Manipulationen protokolliert!
• Die Arbeitsfelder Betrag, Zahlungsdatum und Zahlweg werden mit den passenden Daten gefüllt. Ein typischer Praxisfall ist das Ausbuchen: Ein TN hat das Soll überwiesen und der Betrag wird dann in diesen 3 Feldern verarbeitet: links wird der Betrag eingetragen (immer komplett mit Komma und zwei Dezimalstellen!). Nach Klicken auf Verarbeiten wird diese Zahlung auch in der Zahlungshistorie unten gespeichert.
• Das Feld  Aufschlag erlaubt, beim Inrechnungstellen der Rücklastschrift den Aufschlag frei einzugeben, sofern der bei den Funktionsschaltern hinterlegte nicht passt. Dabei muss der Funktionsschalter "... als Rücklastschrift verbuchen" genutzt werden.
• Das Feld Hinweise dient zunächst einmal als reines Notizenfeld. Um die Notiz zu speichern, einfach auf den Verarbeitenschalter klicken. Um eine Notiz zu löschen, ein kleines x linksbündig eingeben.
  
  Daneben gibt es folgende Spezialfunktionen, die beim Speichern der Notiz in Aktion treten:
  >>>kundennummer<<<: Wenn diese Zeichenfolge linksbündig eingegeben wird (Kundennummer muss mit einer korrekten Kundennummer ersetzt werden!), so wird dieser Kunde mit der Belegung verdrahtet. Dies ist praktisch, wenn ein TN in einem Kurs durch eine andere Person ersetzt werden soll. Eventuell im Feld vorhandene Einträge werden von dieser Funktion NICHT tangiert! Die Aktion wird protokolliert.
  >*>Kursnummer<*<: Wenn diese Zeichenfolge linksbündig eingegeben wird (Kursnummer muss mit einer korrekten Kursnummer ersetzt werden!), so wird dieser Kunde mit dieser Kursnummer verdrahtet. Dies ist praktisch, wenn ein TN ruckzuck in einen anderen Kurs geschoben werden soll. Eventuell im Feld vorhandene Einträge werden von dieser Funktion NICHT tangiert! Beachten Sie jedoch, dass keinerlei Anpassungen und Plausibilitätskontrollen durchgeführt werden. Die Aktion wird protokolliert.
  Eine Ausrufezeichen linksbündig bedeutet, dass diese Belegung für Selektionen markiert ist. Das Ausrufezeichen wird normalerweise über die entsprechenden Selektionsschalter in der ++-Liste eingefügt.
  
  Folgende Spezialzwecke werden vom Hinweisfeld verwaltet. Wenn diese Zwecke erfüllt werden müssen, können dort keine anderen Inhalte dauerhaft gespeichert werden:
  ,,Name: Wenn dort ein Name steht, dem zwei Kommata vorausgehen, so ist dies der Name des Inhabers der zur Belegung gehörenden IBAN. Diese Angabe ist NUR notwendig, wenn dessen Name von der Belegung komplett abweicht, was bei Familienmitgliedern normalerweise nicht der Fall ist.
  IBAN,Name: Wenn dort eine IBAN steht, gefolgt von einem durch ein Komma getrennten Namen, so wird die Kursgebühr für diesen einen Fall von diesem extra angegebenen Konto abgebucht. Dieser Eintrag wird normalerweise automatisch vom System beim Anmelden vorgenommen. Sie können ihn jedoch auch manuell nachträglich hier eingeben. Bitte beachten Sie beim Verwenden dieser praktischen Möglichkeit, dass die IBAN in diesem Falle ausnahmsweise nicht auf Korrektheit geprüft wird! Beachten Sie bitte ferner, dass die Funktion derzeit nur bei deutschen IBANS funktioniert. Falls Sie hier ausländische IBANS verarbeiten müssen, so wenden Sie sich bitte an den Support.
  
  Wenn bei Hinweise linksbündig RZ steht, so wird dieser Datensatz beim Einzug als Rückzahlung verarbeitet, es wird also der bei Betrag hinterlegte Betrag in die Überweisungsdatei aufgenommen. Danach wird RZ durch rgz ersetzt. Dies steht für "rückgezahlt".
• Das Feld Rechnungsadresse dient zum Hinterlegen der Adresse des Rechnungsempfängers, falls dieser von der Stammadresse der Belegung abweicht. Die Adresse muss 3zeilig oder 4zeilig aufgebaut sein. Dazu ein paar Beispiele:
  Frau
  Herta Maier
  Meisenweg 12
  12345 Buxtehude
  
  Maimü GmbH
  Frau Herta Müller
  Meisenweg 12
  12345 Buxtehude
  
  Maimü GmbH
  Meisenweg 12
  12345 Buxtehude
  
  Gespeichert wird die Rechnungsadresse mit dem Verarbeitenschalter. Die Adresse kann ausschließlich mit einem passenden Rechnungsformular in der ++-Liste oder im lm-Modul verarbeitet werden!

Wie funktioniert der Funktionen-Klappschalter?

• Dieser Schalter enthält je nach Kunde unterschiedliche Funktionen. Da diese Funktionen in Absprache mit dem Kunden integriert wurden, ist deren Verwendung in der Regel allen Beteiligten bekannt. Im Übrigen sind die Funktionen so formuliert, dass sich ihr Einsatzzweck aus der Beschreibung klar ersichtlich ergibt. Ihr Einsatz wird prinzipiell protokolliert, so dass auch nach Fehlbedienungen der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.