Honorarabrechnung und Ausgabenbuchung

Prinzipieller Aufbau

Die Maske hat vier Bereiche:

• Die zeitliche Organisation (Zahl der Termine etc.) für Prüfzwecke, um etwaige Diskrepanzen zwischen Rechnung des Dozenten und den im System gespeicherten Daten zu erkennen
• Der Berechnung und Auszahlung
• Die Protokollierung der bisher erfolgten Auszahlungen für dieses Deputat und die Erstellung von Verdienstbescheinigungen
• Die Übergabe an die doit-eigene Buchhaltung bzw. der Druck eines Belegs zum Verbuchen in externen Systemen

Honorar berechnen

1. Geben Sie die notwendigen Parameter ein: UE, UE-Satz oder ein Pauschalhonorar. Ggf. folgen noch Auslagenerstattungen und Fahrtkosten. Die UE sind die UE, die für die Berechnung benötigt werden, nicht die, die als Statistikangabe bei der Veranstaltung hinterlegt sind! Es wird bei der Verarbeitung lediglich geprüft, ob die Zahl der verrechneten UE größer ist als die der statistisch hinterlegten. Dies darf nicht sein.

Tipp: Beim Berechnen der Fahrtkosten gibt es diese Möglichkeiten:
a) einfach einen EUR-Betrag eingeben. Dieser wird beim Berechnen mit dem bei "Wie oft?" hinterlegten Wert multipliziert. Das Ergebnis erscheint beim FK-insgesamt.

b) einen Betrag eingeben und dahinter z.B. *4, also etwa 3,52*4. Dieser Eintrag sorgt dafür, dass der EUR-Betrag mit der Zahl 4 multipliziert wird.

c) einen Wert eingeben und dahinter die Angabe "km". Es wird der in den Stammdaten hinterlegte KM-Satz mit der hier angebenen KM-Zahl verrechnet und der Zahl der oben angegebenen Termine. 22 km würde beispielsweise mit der Zahl 0,30 EUR multipliziert werden, wenn 30 Cent als KM-Satz hinterlegt wären.

d) wie c), jedoch mit dem Zusatz *Zahl, so wie bei b). Beispiel: 22km*4 berechnet die Fahrtkosten für 4 Termine, wobei pro Termin 22 km pro Termin insgesamt gefahren werden. Zugrunde gelegt wird der in den Stammdaten hinterlegte KM-Satz.

2. Das Ergebnis wird zwar gespeichert, jedoch nirgendwo verbucht. Erst, wenn Sie auf den Schalter "ausbezahlen" klicken, wird eine Überweisung erstellt und die Auszahlung ins Buchungsprotokoll übernommen! Im Buchungsprotokoll müssen Sie noch die Kontierung vornehmen: Dazu in die drei leeren Felder klicken und die Kontobezeichnungen eingeben. Danach auf den Button "Verdienstbescheinigung" klicken.

Verdienstbescheinigung erstellen

Diese werden - sofern Sie einen Zeitraum gewählt haben - auf Basis der Einträge im Buchungsprotokoll erstellt. Gleichzeitig speichert dieser Schalter Änderungen im Buchungsprotokoll, jedoch nur in den nicht zahlungsrelevanten Feldern. Lediglich der Administrator kann überall Änderungen speichern!

An Buchhaltung übergeben

Die Honorarauszahlung wird in das doit-eigene Journal eingetragen, als sog. Splittbuchung. Bitte zuvor die Kontierung vornehmen! Außerdem wird ein Beleg erstellt, den Sie ausdrucken können. Sie können diesen Beleg auch mehrmals erstellen! Eine Übertragung ins Journal geschieht nur, wenn der Beleg dort noch nicht eingebucht ist.

Sonstige Veranstaltungskosten buchen

Wenn Sie ein Deputat mit dem Dozenten Nr. 1 und der UE-Zahl Null anlegen, können Sie hier sonstige Kursausgaben unter der Rubrik "Auslagen " buchen. Dies ist nützlich, um bei der Veranstaltung alle entstandenen Kosten beisammen zu haben. Der Button "Ausbezahlen" ist in diesem speziellen Anwendungsfall ohne Funktion.