Veranstaltungsstammdaten bearbeiten

Prinzipieller Aufbau

Die Maske dient dazu, alle Orgadaten der Veranstaltung zu verwalten. Die zwei gelben Zonen (5-7, 13-15) heben die Bereiche hervor, die finanzielle Angaben beinhalten.

Prinzipielle Bedienung

• Sie können die Felder außer mit der Maus auch mit der Tab-Taste ansteuern. Shift-Tab springt rückwärts!
• Das Scrollrad kann bei den Klappfeldern bzw. Listenfeldern eingesetzt werden, ansonsten dient es dazu, durch diese relativ lange Maske zu wandern.
• Ihre Eingaben werden erst verarbeitet, wenn Sie den Schalter "Verarbeiten und speichern" betätigt haben. In doit-Classic werden Eingaben bereits beim Verlassen eines Feldes verarbeitet und gespeichert. Dieses Verhalten ist für Umsteiger gewöhnungsbedürftig.

Hinweise zu Feldern

Die Maske kann bei Ihnen einen anderen Aufbau und andere Beschriftungen haben als hier beschrieben.

Wichtiger Hinweis: entspricht dem Achtung-Feld in doit-Classic. Kann frei beschrieben werden. Linksbündig steht bei ausgefallenen Kursen "fällt aus" drin. Dies bitte nicht manuell eintragen, sondern über den Schalter "Ausfallen lassen"! Bei kopierten Kursen steht "KOPIE!!!" drin. Dies bitte entfernen, sonst kann die Maske nicht gespeichert werden.

Lehrkraft Nr.: Wenn Sie die Nummer der Lehrkraft nicht wissen, einfach die ersten Buchstaben des Nachnamens eintragen. Beim Speichern werden Ihnen alle passenden Dozenten präsentiert und Sie können auf den richtigen klicken, der dann in die Maske übernommen wird. Zur Neuanlage von Dozenten bitte parallel das Referentenmodul öffnen.

Wenn Sie auf den Link, also auf das Wort "Lehrkraft", klicken, so werden Sie zu der Stammadresse der Lehrkraft geführt bzw. in den Bereich des Referentenmoduls, der dieser Adresse zugeordnet ist.

Name im Programm: Dieses Feld wird über die Nummer automatisch gefüllt, jedoch nur, wenn es leer ist. Manuelle Änderungen bleiben also erhalten!

Titel/Untertitel: Bitte dran denken, dass Gänsefüßchen prinzipiell vom System aus technischen Gründen gegen Hochkommata ausgetauscht werden! Neu angelegte Kurse erhalten prinzipiell das Sperrzeichen # vorangestellt, damit Sie im Internet ausgeblendet sind. Erst das Entfernen des # schaltet den Kurs frei. Außerdem wird im Kurstitel der Befehl hinterlegt, mit dem sich die Wiederanmeldeliste oder Folgekursliste die Kursdaten des neuen Kurses holt. Der Befehl lautet WALv????? und muss HINTER dem Titel stehen. ???? bitte durch die gewünschte Kursnummer ersetzen.
Untertitel werden mit einem Dollarzeichen hinter dem Titel eingetragen oder im separaten Untertitelfeld, sofern dieses bei Ihnen aktiviert ist.

Honorarkosten: Bitte die Werte eintragen. Sie haben hier rein informativen Charakter, werden aber im Modul Abrechnung bzw. Vertrag benötigt!

Fahrtkosten: Auf den Button mit der für Sie hinterlegten Formel klicken. Die KM vom Dozenten zur Gemeinde der U-Stätte werden ermittelt (über Google-Maps, für Sie nicht sichtbar). Danach auf Zurück mit aktualisierten Daten klicken, um den Betrag pro Termin zu übernehmen, ansonsten auf den Zurückschalter Ihres Browsers klicken. Falls Sie die berechneten Werte anzweifeln, auf den Link "Entfernung" klicken, um zu prüfen, ob die richtige Route verwendet wurde.

Datum des Veranstaltungsbeginns: Dieses Feld und die folgenden bis Stadt/Gemeinde hier nur bei Exkursionen, Ausstellungen und Vorträgen füllen. Bei Vorträgen bzw. Einzelveranstaltungen reicht es, die Beginn-Uhrzeit einzugeben. Das Ende der Veranstaltung wird automatisch berechnet, da es immer 90 Minuten nach dem Beginn ist, auch wenn es in Wirklichkeit länger gedauert hat.

Unterrichtsstätte und Stadt/Gemeinde: Hier können Sie die gewohnten Kürzel aus doit-Classic bzw. aus der Autotexttabelle eingeben. Bedenken Sie jedoch, dass die Übersetzung erst beim Speichern erfolgt.

Zeitliche Details/Raumbelegung: Ganz wichtig: Hier erst drauf klicken, wenn Sie die bisherigen Eingaben gespeichert haben!!! Nach dem Anlegen der Termine und Rückkehr ins Veranstaltungsfenster haben Sie 2 Möglichkeiten:
1. Den Bildschirm aktualisieren, damit die UE angepasst werden.
2. Den Bildschirm speichern, damit Ihre manuell eingetragenen UE gespeichert bleiben. Dies kann relevant sein, wenn Sie z.B. bei der UE-Berechnung keine Pausenminuten angegeben haben und den falsch errechneten Wert manuell eintragen wollen.

Zahl der Teilnehmenden: Hier und in den folgenden gelben Feldern alle Eingaben nach Gusto machen. Wenn Sie eine Berechnung der Gebühr haben möchten, das Häkchen bei "Neu berechnen" setzen! Die Gebühr wird jedoch erst beim Speichern berechnet und eingetragen.
Wenn Sie als TN-Maximum Null eingeben, ist der Kurs für Anmeldungen gesperrt!

Kopf- und Fußzeile des Ankündigungstextes: In den Klappfeldern können nur die in der Autotexttabelle angelegten Einträge aktiviert werden. Frei formulierte Einträge im Feld darunter eintragen. Wenn die Einträge im Klappfeld mit einer Zahl beginnen, so handelt es sich um besonders umfangreiche Einträge, die in der Autotexttabelle im Feld "kopffuss" gespeichert sind (Zahl entspricht Zeilennummer in der Autotexttabelle!).
Einträge im Klappfeld werden mit Einträgen im Feld darunter beim Montieren des Programmtextes kombiniert!

Störzeichen entfernen? Hier nur ein Häkchen setzen, wenn Sie den Inhalt des Ankündigungstextes via Zwischenablage aus einer gestörten Datenquelle geholt haben. Gestörte Datenquellen sind z.B. E-Mails. Hier endet jede Zeile mit einem Returnzeichen, so dass der Text später fehlerhaft umbricht. Als Störung werden neben Returns auch doppelte Leerzeichen interpretiert. Also werden auch diese entfernt bzw. auf ein Leerzeichen reduziert. Bisweilen muss diese Funktion mehrmals aufgerufen werden, um alle Störzeichen zu entfernen.

Neumontage des Programmtextes? Hier die passende Montageschablone auswählen, falls der Text neu montiert werden soll.

Als RTF-Datei öffnen bzw. Text im Originallayout öffnen: Hier klicken, wenn Sie den Text über Ihre Textverarbeitung auf den Bildschirm holen möchten, um z.B. einen Presseartikel daraus zu machen oder ihn einzeln, also nicht über den Programmhefterstellungsjob im lm-Modul, in die Programmheft-Druckvorlage einzufügen.

Hinweise zu Funktionsschaltern

Verarbeiten und speichern: Der wichtigste Schalter. Bitte nur betätigen, wenn Sie auch tatsächlich etwas geändert haben. Jedes Betätigen wird protokolliert!

Kopieren: Wird benötigt, um einen neue Veranstaltung anzulegen. Nach dem Kopieren sofort den Hinweis KOPIE!!! aus dem Feld "Wichtiger Hinweis" entfernen, sonst können die Änderungen nicht gespeichert werden. Notizen werden, wie manch andere Felder (z.B. die Statistik), nicht mit kopiert, es sei denn, die Notiz beginnt mit dem Sperrzeichen #. Das Zeichen verhindert, dass die Notizen beim Kopieren gelöscht werden!

Deputat einrichten: Wenn in einem Kurs mehr als ein Dozent im Einsatz ist, kann über diesen Schalter aus einem normalen Kurs ein Deputatskurs erzeugt werden. Wenn Sie zum ersten Mal auf den Schalter klicken, wird der Kurs auf Dozententeam mit Lehrkraft Nr. 0 umgestellt und gleichzeitig eine Kopie mit den Daten des bereits gespeicherten Dozenten erzeugt. In dieser Kopie passen Sie bitte die UE an, die für dieses Deputat bzw. diesen Dozenten gelten. Danach können Sie in diesem Kurs wieder auf Deputat klicken und einen weiteren Dozenten mit seinen UE und Vertrag anlegen.

Statistisch zählt nur der erste Kurs, der alle UE und Termine speichert. Die Kopien dienen nur dazu, die Dozenten zu verwalten. Wichtig ist, dass Sie hier den Vermerk "fällt " im Feld Hinweise niemals entfernen!!!

Ausfallen lassen: Markiert die Veranstaltung als nicht durchgeführt und gibt den belegten Raum frei. Des weiteren werden die TN gesperrt und aus dem Soll genommen, damit sie nicht versehentlich abgebucht oder gemahnt werden.

Löschen: Löscht alle Felder. Zuvor werden die Daten gesichert. Durch Eingaben des Schlüsselworts "zurückholen!" als Veranstaltungstitel und anschließendem Klicken auf Löschen werden die Daten wieder in die Felder eingetragen.

Sperren: Der Kurs kann danach nur noch von dem bearbeitet werden, der ihn gesperrt hat sowie vom Admin. Zum Entsperren abermals darauf klicken. Sperren geht erst ab Userlevel 8.

Entfernung?: Wenn Sie auf den Link klicken, wird die Route und Entfernung über Google ermittelt. Wenn Sie auf den Schalter rechts daneben klicken, wird mit der im Schalter hinterlegten Formel die Fahrtkostenerstattung berechnet und ins Feld FK-pro-Termin eingetragen. Die Formel muss natürlich an Ihr Berechnungsverfahren angepasst sein. Dies erledigt Ihr Administrator.

Punkte 16 bis ca. 23:

Diese Punkte werden je nach Bedarf in Ihrer Institution frei geschaltet und sprechen in der Regel für sich selbst bzw. verlinken in andere Module. Der erste Punkt (meistens Nr. 17) öffnet das Notizenfenster, in das beliebig viel Text für interne Zwecke eingegeben werden kann (Hinweise, TN-Bescheinigungstexte etc.).

Dokumente archivieren

Sie können im unteren Bereich der Maske beliebig viele Dokumente speichern, sofern diese einen zugelassenen Typ haben (z.B. .doc, .xls, .pdf u.a.) und nicht größer als 2 MB sind. Archivierte Dokumente können nicht mehr entfernt, aber im Redigiermodus bearbeitet werden.