Arbeiten mit dem Prozessmanager bzw. der Aufgabenliste
An welchem Tag beginnt die Aufgabeliste?
Die Liste beginnt am ersten Tag mit einer unerledigten Aufgabe. Diese Aufgabe ist farblich hervorgehoben.
Was bedeuten die Symbole?
= Aufgabe öffnen und bearbeiten.
= Als erledigt markieren. Kann nicht revidiert werden!!!- Neu erzeugt eine neue Aufgabe. Zum Eintragen danach auf "Neue Aufgabe hier bearbeiten" klicken.
- Kopie erzeugt eine Kopie der ausgewählten Aufgabe. Die Kopie muss in der Regel anschließend wie unter1. beschrieben bearbeitet werden. Das Kopieren empfiehlt sich vor allem bei kursbezogenen Aufgaben, die bei diesem Kurs ausnahmsweise zusätzlich anfallen.
Was mache ich, wenn ich eine Aufgabe erledigt habe?
Klicken Sie auf das Häkchensymbol. Damit ist die Aufgabe als durch Sie erledigt markiert. Ihre Kennung ist mitsamt Datum und Uhrzeit fest gespeichert! Die Tabelle zeigt nun meistens nur die Aufgaben, die zu dieser Veranstaltung gehören. Mit Klicken auf "Zurück zur Tagesansicht" rufen Sie selbige wieder auf.
Wann ändere ich den Zeitraum?
Dieser Schalter ist nur nützlich, wenn Ihnen der voreingestellte Zeitraum nicht
gefällt. Die Voreinstellung geht immer von heute aus weit in die Zukunft, so,
wie es Ihr Administrator festgelegt hat. Wenn Sie aber in die Vergangenheit
schauen möchten, so macht es Sinn, den Zeitraum entsprechend zu ändern. Danach
sollten Sie ihn jedoch wieder so einstellen, wie Sie ihn vorgefunden haben!
Wenn Sie bei einem bestimmten Kurs in vergangene Teile der Aufgabenliste schauen
möchten, so gehen Sie bitte zum Kurs und öffnen dort über Punkt 22. die
Aufgabenliste.
Wie lege ich eine neue Aufgabe an?
Klicken Sie bei einer beliebigen Aufgabe auf Neu oder kopieren Sie eine Aufgabe und ändern Sie diese danach.
ODER
Gehen Sie zur Veranstaltung und legen Sie dort eine Aufgabenliste an (siehe
weiter unten).
Was ist der Unterschied zwischen Speichern und Speichern mit zurück zur
Tagesansicht?
Meistens ist eine Aufgabe an eine Veranstaltung gebunden. Wenn man nun diese
bearbeitet und danach auf Speichern klickt, sieht man nur noch Aufgaben, die zu
dieser Veranstaltung gehören, alle anderen sind weg. Wenn das unerwünscht ist,
so müssen Sie über den zweiten Schalter mit "Speichern und zurück ..." klicken.
Wenn Sie eine Aufgabe zum Bearbeiten öffnen, dann aber doch nicht speichern
möchten, so benutzen Sie zum Zurückgehen am besten den Zurückschalter Ihres
Browsers!
Wie lösche ich eine Aufgabe?
Öffnen Sie die Aufgabe und löschen Sie das Datum und die Veranstaltungsnummer.
Vergessen Sie nicht zu speichern!
Wie kann ich eine Aufgabe einer anderen Veranstaltung zuordnen?
Öffnen Sie die Aufgabe und ändern Sie die Veranstaltungsnummer. Vergessen Sie
nicht zu speichern!
Wie bearbeite ich eine Vorlagendatei?
Gehen Sie ans Ende der Aufgabenliste und klicken Sie auf die zu ändernde
Vorlagendatei. Beachten Sie beim Löschen von Zeilen, dass die zu löschenden
Zeilen in Spalte 1 oder 2 ein kleines x linksbündig stehen haben müssen.
Wenn
Sie solche Xe eingeben, müssen Sie diese zunächst speichern. Erst danach kann
der Schalter "Löschen" funktionieren!
Wie lege ich eine neue Vorlagendatei an?
- Öffnen Sie eine Vorlagendatei, die der neuen am ähnlichsten ist.
- Klicken Sie auf Kopieren (sofern für Sie verfügbar!)
- Die neue Vorlage erhält die nächste frei verfügbare Nummer, z.B. vl4.
- Ändern Sie die neue Vorlage nach Belieben.
Was ist beim Bearbeiten der Vorlagen zu beachten?
- Eine Vorlage muss von Ihnen mit sinnvollen Aufgaben gefüllt werden und zwar in
Spalte 2.
- In Spalte1 tragen Sie ein Kürzel des Mitarbeiters ein, der die Aufgabe erledigen muss.
- In Spalte 3 tragen Sie eine Zahl ein, die der Zahl der Tage entspricht, die vom Beginndatum abgezogen oder hinzuaddiert werden müssen. Die Zahl 3 z.B. heißt, dass diese Aufgabe 3 Tage vor dem Beginn der Veranstaltung erledigt werden muss. Null hieße, die Aufgabe muss am Tag der Veranstaltung erledigt werden. -1 würde bedeuten, die Aufgabe muss einen Tag nach Beginn der Veranstaltung erledigt werden.
- Wenn bei Zust linksbündig ein Minuszeichen eingegeben wird, also z.B. -v statt nur v, dann beziehen sich die Fristen auf das ENDE-Datum der Veranstaltung!
Die neue Schablone könnte z.B. so aussehen:
Ein Sonderfall ist die Einzelterminschablone: Sie enthält in jeder Zeile das Schlüsselwort !Einzeltermine!. Dies kann z.B. so aussehen:
!Einzeltermine! Pressewerbung
!Einzeltermine! Umstuhlen, Beamer aufbauen
!Einzeltermine! Rückstuhlen, Beamer abbauen
Die daraus erzeugte Aufgabenliste orientiert sich nun an jedem Kurstermin. Nehmen wir an, wir haben einen Kurs mit 4 Terminen. In diesem Falle würde eine Liste mit 12 Einträgen entstehen und z.B. so aussehen:
