Arbeiten mit der TN-Liste bzw. Belegungstabelle

Die hier beschriebenen Funktionen sind user-level-abhängig und stehen Ihnen möglicherweise nicht alle zur Verfügung.

• Die Nummerierung links außen bietet Zugang zu den Stammdaten des TN.
• Symbol # setzt den TN auf die Warteliste. Um das Ergebnis zu sehen, nach Rückkehr in die Liste Taste F5 drücken bzw. die Ansicht auffrischen.
• Der Schalter # ist ein Umschalter: wenn Sie bei einem TN auf der Warteliste diesen Schalter wiederum betätigen, so wird der TN von der Warteliste in den Kurs zurückgebucht. Auch hier wieder F5 drücken, um den Effekt zu sehen!
• Symbol x ist der Abmeldeschalter. Auch dies ist ein Umschalter. Achtung: bei Kunden mit Mailadresse erhalten diese nach Klicken auf den Umschalter automatisch eine Abmeldebestätigung. Der Text dieser Mail lautet lapidar: "Bestätigung Ihrer Abmeldung (Kunde Nr. 999) vom Kurs Nr. 888", wobei natürlich die richtigen Nummern genannt werden! Beim Zurückholen in den Kurs wird der Zusagestempel der ursprünglichen Anmeldung neutralisiert, so dass der Kunde abermals eine Anmeldebestätigung per Mail erhält.
• Symbol u ruft die Umbuchungmaske auf, um den TN in einen anderen Kurs zu buchen. Sie müssen die Nummer des Kurses kennen. Die Zahlungsdaten werden automatisch an die neue Standardkursgebühr angepasst, es sei denn, Sie geben einen anderen Betrag an! Ein Rückgängigmachen der Umbuchung ist nur möglich, wenn man in den Zielkurs geht und den TN von dort aus "zurückumbucht".
• Schalter mehr... ruft die Detailmaske der Belegung auf. Hier können Hinweise zur Belegung eingegeben werden (z.B. "kommt erst am 2. Abend") sowie zahlungsrelevante Bearbeitungen vorgenommen werden (z.B. Umstellen von Barzahlung oder Überweisung auf Einzug).
• Symbol * ruft die Telefonnummer-Durchstreich-Funktion auf. Sie dient dazu, beim Abtelefonieren von Kursen diejenigen TN zu markieren, die man erreicht hat. Um den Durchstreich-Effekt zu sehen, auch hier den Bildschirm auffrischen. Abermaliges Klicken auf den Schalter entfernt die Durchstreichung. Auch dieses Symbol ist demnach ein Umschalter!
• Symbol ZS entfernt den Zusagezeitstempel bei Belegungen mit E-Mail-Adresse unwiderruflich! Einsatz nur sinnvoll, wenn ein TN nochmals eine automatisch erzeugte Zusage per Mail erhalten soll.
• Symbol ! ist ein Umschalter: setzt ein Ausrufezeichen an den Anfang der Hinweise oder entfernt es wieder. Selektierte Formulardrucke orientieren sich an diesem Ausrufezeichen. Statt des Umschalters können Sie auch das Markierungskästchen verwenden. Jedoch müssen Sie die Häkchen zum Schluss mit dem Schalter ...Markierungen ! setzen speichern, sonst ist die Markierung nicht wirksam! Um die Markierungen wieder zu entfernen, müssen Sie alle grün oder grau markierten TN abermals anklicken und danach auf den ...setzen-Schalter klicken.
• Daneben gibt es noch den Schalter ...Markierungen * setzen Er setzt einen Stern hinter den Status und hebt diesen gelb hervor. Dies ist für sehr speziell programmierte Listen nötig. Er kann auch schlicht als Markierungswerkzeug genutzt werden, ohne dass damit Funktionen verknüpft sind.

Im Kopf der Tabelle gibt es weitere Schalter- unter Umständen wesentlich mehr als die hier erwähnten Standardschalter:

• Schalter Umrechnen aktiviert die den Gebührenumrechner für die Ermittlung von Gebührenaufschlägen oder Unterrichtskürzungen bei Unterbelegung. Er greift auf die Tabelle umlegen.dbf zu, die die für Ihre Institution gültigen Werte enthält. Die Funktion wird je nach Konfiguration auch auf der TN-Liste im PDF-Format genutzt.
• Schalter Serienbrief bereitet die Daten des Kurses für solche Aktionen vor. Näheres dazu in der erscheinenden Maske. Die dort angebotenen Serienbriefformulare müssen von Ihrem Systembetreuer bereitgestellt sein!
  Der Schalter stellt auch sämtliche verfügbaren Mailadressen im CC-Format bereit, so dass diese bequem über die Zwischenablage in die E-Mail ins BCC-Feld übernommen werden können.
• Schalter Dozentendaten ruft die Dozentenstammdatenmaske zu rein informativen Zwecken auf. Sie können dort keine Änderungen vornehmen. Dazu ins ref-Modul gehen!
• Schalter TN-Liste als PDF ruft die Druckversion der Belegungsliste auf und zwar genau in dem Format, das Ihre Institution verwendet. Diese Liste wird auch von den Dozenten im entsprechenden "Selbstbedienungsmodul" gedruckt!
• Weitere Formulare und Listen: Es sind all die Druckformulare hier abgelegt, die bei Ihnen eingesetzt werden. Bitte beachten Sie beim Klicken, dass selektierte TN nur dann korrekt verarbeitet werden, wenn Sie über  "... nur für selektierte TN" aufgerufen werden, ansonsten kommen immer alle TN! Wenn Sie Formular an selektierte klicken ohne zuvor selektiert zu haben, kommt ein weißes Blatt als PDF.
  Beim Formular KM (Kurzmitteilung) muss der Text bei den Notizen zur Veranstaltung hinterlegt sein. Es wird immer der Text genommen, der ganz oben steht! Nach unten MUSS die der Text mit der Zeichenfolge #km# abgegrenzt sein. Auf diese Weise lassen sich unbegrenzt viele Texte von KMs hier ablegen und damit auch archivieren.
• Schalter Weiterbuchen ruft die Funktion auf, mit der TN dieses Kurses in einen anderen Kurs, in der Regel ein Folgekurs, gebucht werden, ohne ihren Platz in diesem Kurs zu verlieren (was ja beim Umbuchen der Fall wäre!).
  Das Weiterbuchen bezieht alle TN auf einmal ein! Es können jedoch TN ausgeschlossen werden: Dazu bei Hinweise linksbündig das Sperrzeichen # eingeben. Das Hinweisfeld erreichen Sie über den Schalter mehr... oder die unten anschließende Buchungstabelle, sofern Sie auf diese zugreifen dürfen.

Unterhalb der Tabelle gibt es weitere Schalter- unter Umständen wesentlich mehr als die hier erwähnten Standardschalter:

• Schalter In Protokollfeldern suchen erlaubt das Suchen von Zeichenfolgen und ist nützlich bei Recherchen in stark belegten Kursen. Welche Zeichenfolgen sinnvoll sind, muss aufgrund der vorhandenen Protokolleinträge eruiert werden. In der Ergebnisliste sind alle TN yu sehen, bei denen das Suchkriterium zutrifft. Außerdem werden alle Kursnummern aufgelistet, die diese TN bisher belegt hatten bzw. wo sie auf der Warteliste oder abgemeldet waren.
• Schalter SMS senden versendet den links eingegebenen Text an alle gefundenen Handynummern. Die Funktion erfordert die Anmeldung bei einem SMS-Provider und ist kostenpflichtig (ca. 3 Cent pro SMS).
• Entfernung Wohnort-Kursort ermittelt für alle KursTN die Entfernung von deren Wohnadresse zur Adresse des gewählten Schulungsortes mit Hilfe von GoogleMaps.

Die Buchungstabelle dient zum Ausbuchen von Zahlungseingängen, sofern dies über den Schalter mehr... zu unbequem ist. Außerdem können hier Gebührenänderungen für den gesamten Kurs rationell durchgeführt werden und es wird der Gebühreneinzug für diesen Kurs ausgelöst.

Beim Klicken auf den Schalter "...einziehen" werden auch Rückzahlungen verarbeitet. Sie erkennen Rückzahlungen daran, dass RZ linksbündig im Hinweisfeld steht. Wenn dort rzg steht, so handelt es sich um eine bereits überwiesene Rückzahlung. rzg steht für rückgezahlt!

Falls Sie die soeben im Kurs durchgeführten Einzüge rückgängig machen wollen,  so klicken Sie auf alle Einzüge löschen. Wenn Sie nur bestimmte Einzüge löschen möchten, so müssen Sie diese erst markieren, bevor Sie auf den Schalter drücken. Und Sie müssen ein Häkchen bei "nur !-mark" setzen.

DTA-Prozess

Die Buchungstabelle gewährt von jedem Kurs aus den Rundum-Zugriff auf den DTA-Prozess (DTA = Datenträgeraustausch), der aus den mit 1. bis 3. nummerierten Schaltern besteht. Dieser bezieht alle bis dato eingezogenen Kurse mit ein (also nicht nur diejenigen des geöffneten Kurses!), sofern diese noch nicht an die Bank weitergegeben wurden. Im Prinzip wird von hier aus die gesamte DTA-Verwaltung gesteuert, also auch die Wiederholung von DTAs.

Gehen Sie hierbei so vor:

• Zuerst drücken Sie Schalter 1 und prüfen, ob die bereitgestellten Einzüge so weit in Ordnung sind. Sie können hier einzelne Lastschriften stornieren oder auch stornierte wiederbeleben. Wenn dort STORNO steht, so ist diese Lastschrift storniert und wird ab Schritt 2 ignoriert. Wenn Sie erneut auf STORNO klicken, so wird die Stornierung revidiert.
  Wenn Sie links auf die Nummer klicken, so wird die Lastschrift editiert, um hier in letzter Minute Anpassungen vorzunehmen.
  Bitte denken Sie daran, dass die Lastchriften nach Änderungen noch mit den alten Werten in der Übersicht erscheinen. Mit Aktualisieren frischen Sie die Übersicht auf.
• Schalter 2 erzeugt die Kontrollliste.
• Schalter 3 erzeugt die SEPA-XML-Datei, die Sie zur Bank übertragen müssen. Falls Sie feststellen, dass die soeben erzeugte Sepadatei in dieser Form nicht zur Bank übertragen werden soll, so können Sie sehr leicht den Fehler beheben: Klicken Sie wieder auf 1. und danach klicken Sie auf die archivierte Sepadatei (sie steht gleich ganz oben). Diese wird nun wieder zu einem aktuellen unverarbeiteten Stapel, den Sie wie oben beschrieben bearbeiten können.

Die erzeugte DTA-Datei erscheint in einem Fenster oder auch parallel mit einem Downloadlink. Wenn dort kein Downloadlink für die Datei zu sehen ist, so ist dieser aus Sicherheitsgründen bei Ihnen deaktiviert. Gehen Sie in diesem Falle so vor: Markieren Sie den Fensterinhalt komplett (Taste Strg-a) und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage. Von dort aus fügen Sie ihn in eine vorbereitete Textdatei ein. Diese sollte einen Namen haben mit der Endung .xml. Diese XML-Datei transferieren Sie zur Bank.

Bei Honorarüberweisungen arbeiten Sie genau so wie oben beschrieben. Jedoch muss bei "Rückzahlungen bzw. Überweisungen verarbeiten?" ein Häkchen gesetzt sein!